De basisprincipes van het automatiseren van communicatie en administratie

Herinneringen voor herhaalde vergaderingen kunnen worden ingesteld om het team in te halen of om voortgang bij te houden met klanten. U verstuurt het één keer, mensen accepteren het één keer en het verschijnt regelmatig in hun agenda. Geen gedoe elke keer heen en weer.

Dankzij gedeelde agenda's weten mensen wanneer hun collega's vrij zijn voor een praatje of hard aan het werk zijn om zich voor te bereiden op een klantpresentatie. Google Apps-agenda's of Office 365-agenda's, aangezien ze in de cloud worden gehost, kunnen worden gedeeld en worden constant up-to-date gehouden zolang er internettoegang is. (Ter informatie, Turbine synchroniseert met uw agenda om ook elke vrije tijd bij te werken.)

Het automatiseren van communicatie zuigt het leven niet uit interacties. Het elimineert de barrières tussen mensen om het werk meer mensgericht te maken.

Automatisering van HR en administratie

En zo bereiken we die echt demotiverende taken die steeds meer van ons werkende leven lijken te vullen: administrivia. Al die kleine ‘ik ga gewoon’ en ‘voordat ik het doe ...’ die samen een grote productiviteitsverlies opleveren voor u en uw bedrijf. Alles bij elkaar opgeteld zijn dit goed wat handeling?

Is het de moeite waard om zulke kleine taken te automatiseren? Overweeg dit: als u een taak van 30 seconden die u tien keer per dag uitvoert, elimineert, bespaart u zes dagen in vijf jaar. Meer weten over automatisering en robotisering, klik dan op link.

Iedere seconde telt

Hier zijn een paar tijdbesparende opties voor beheerautomatisering om die extra uren, dagen en weken terug te verdienen:

  • Microsoft Flow. Met behulp van Microsoft Flow kunt u robotjes maken die automatisch formulieren kunnen uitlezen, excel bestanden bijwerken, pdf bestanden uitlezen en dit allemaal verwerken naar het voor u gewenste resultaat.
  • Stel enkele inboxregels in. Als de afzender x is, ga dan naar bestand één. Als de e-mail het trefwoord y bevat, ga dan naar projectbestand twee. Enzovoorts. Het kan een uur van uw leven duren om het op te zetten, maar u krijgt een leven lang automatisch archiveren.
  • Back-up. Bekijk cloudopslag zoals Dropbox of OneDrive, zodat wanneer u een bestand opslaat, er automatisch een back-up van wordt gemaakt in de cloud.
  • Cloud-apps. Veel apps werken nu zodat ze op verschillende apparaten kunnen worden gesynchroniseerd. Neem bijvoorbeeld Evernote: voeg een notitie toe of sla een webpagina op en het zal er zijn, of U nu op U laptop, pc of zelfs U telefoon zit.
  • Single sign-on. Wie zou willen dat ze meer tijd hadden besteed aan het onthouden van gebruikersnamen en wachtwoorden? Als u op zoek bent naar nieuwe apps, controleer dan of deze eenmalige aanmelding bieden. U kunt bijvoorbeeld inloggen op Turbine met een Google-account.

De kers op de taart van admin-automatisering

Als u beheerautomatisering toepast via gedeelde bestanden en cloudsynchronisatie, maakt u mobiel werken natuurlijk mogelijk. Hierdoor kunnen mensen werken op de manier die het beste bij de taak past, waardoor de waarde van uw tijd en die van hen toenemen.

Omdat kenniswerkers gemiddeld 41 procent van hun tijd besteden aan ‘discretionaire activiteiten die weinig persoonlijke voldoening bieden’, stelen bureaucratische processen tijd, geld en motivatie van uw bedrijf. Tijd is geld. Het is een oud gezegde, maar het klinkt nog steeds waar. Natuurlijk zal de slimme zakenman vragen ‘hoeveel geld?’

De tijd die wordt besteed aan het invullen van formulieren of het beantwoorden van zinloze e-mails is veel minder waard dan de tijd die wordt besteed aan het sluiten van een verkoop of het werken aan een klantproject. Veel bedrijven maken het onderscheid echter niet en gooien daarbij geld weg.

Hoe zit het met mijn baan?

Veel activiteiten waarvoor individuen worden betaald, kunnen in veel bedrijfstakken worden geautomatiseerd - een enge gedachte. Laat dit u er echter niet van weerhouden om te automatiseren waar u kunt. Het betekent alleen dat functieomschrijvingen waarschijnlijk zullen veranderen, en dat wij mensen meer tijd zullen hebben om het echt waardevolle werk te doen.

Automatisering kan met ons samenwerken, waardoor de werkcapaciteit van medewerkers toeneemt doordat ze zich kunnen concentreren op andere zaken dan bureaucratisch onderhoud. Daardoor zullen we allemaal betere werknemers worden.

Verkoopteams kunnen bijvoorbeeld automatisering gebruiken om de beste kansen voor cross-selling en upselling te identificeren, waardoor er meer tijd wordt besteed aan actieve interactie met klanten.

U verliest uw baan niet, u wordt er beter in.

‘In de huidige kenniseconomie komt het concurrentievoordeel in toenemende mate voort uit de specifieke, moeilijk te dupliceren knowhow van de meest bekwame mensen van een bedrijf. Het doel is om de rol opnieuw in te richten, zodat mensen al hun tijd aan het hoogste niveau van hun vaardigheden besteden. '

Belangrijk versus waardevol

Bepalen welke taken moeten worden geautomatiseerd, gedelegeerd of geëlimineerd, is relatief eenvoudig wanneer u gaat zitten, naar uw taken kijkt en vraagt:

  • Wat brengt mij persoonlijke waarde?
  • Wat brengt de waarde van het bedrijf?
  • Ben ik de enige die deze taak kan uitvoeren?
  • Moet deze taak echt worden gedaan?
  • Kan dit sneller worden gedaan?

Marketingautomatisering

U ziet marketing misschien niet als een centrum van bureaucratie, maar u zult versteld staan ​​van de ad-hocprocessen die aanhouden, wat leidt tot een inefficiënte verkooptrechter en het risico loopt verloren leads te verliezen.

Marketingautomatisering is een must.

Overschakelen van analoog naar digitaal

Old-school marketing betekende het verspreiden van berichten en hopen dat iemand luisterde. E-mailontploffingen, advertentiecampagnes en eenzijdige gesprekken vertelden klanten wat bedrijven wilden dat ze hoorden.

Koopbeslissingen beginnen online, meestal via zoekmachines. De gemiddelde koper is een heel eind door het koopproces voordat hij bereid is om met een verkoper in gesprek te gaan.

Recensies, websites, sociale media en de alomtegenwoordige ‘Google it’ -mentaliteit betekenen dat bedrijven geen controle meer hebben over de berichten die klanten ontvangen. Maar U kunt nog steeds deel uitmaken van het leerproces.

De voetstappen van de klant volgen

Omdat er nu zoveel koopbeslissingen online plaatsvinden, is er een mogelijkheid om te zien waar klanten naartoe gaan voor hun informatie en welke problemen ze proberen op te lossen.

U kunt marketingcampagnes opzetten die zijn toegesneden op een typisch kopersreis, waarbij u nuttige inhoud levert en deze geleidelijk voedt tot een conversie naar een klant.

Beginnersgids voor werkplekautomatisering

Zelfs nadat een verkoop heeft plaatsgevonden, is het de moeite waard om te kijken waar ze heen gaan, zodat u ze kunt blijven verrassen. U krijgt dan kansen om cross-selling, upselling te maken en merkadvocaten te creëren.

Dit concept staat bekend als inbound contentmarketing, dat op zichzelf niet geautomatiseerd is, maar de tools die u kunt gebruiken om het te implementeren zijn dat wel.

Stel dat iemand uw website bezoekt en een e-book downloadt dat is ontworpen om te praten met CEO's van tech-startups, een van uw ideale koperspersonages. Hier is hoe het proces zou kunnen verlopen:

  • Ze hebben een formulier voor het vastleggen van leads ingevuld, dus U hebt op zijn minst een naam en een e-mailadres.
  • Vervolgens gaan ze de workflow voor dat specifieke type koper binnen en worden automatisch op maat gemaakte e-mails verzonden.
  • Hun gegevens kunnen vervolgens naar de verkoop worden gestuurd voor een vervolggesprek.
  • ‘Het proces wordt continu verfijnd als reactie op welke leads worden omgezet in wat voor soort deals, op veranderingen in de concurrerende markt en veranderingen in het product- en serviceaanbod van het bedrijf.’

Beter zaken doen

In iets grotere bedrijven is de introductie van software in het proces een kans voor marketing, IT en sales om nauw samen te werken, waardoor de efficiëntie en groei van het bedrijf toeneemt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *